Съгласно § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС, „Софтуер за управление на продажбите в търговските обекти” (СУПТО) е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, изполван за обработка на информация за извършените продажби на стоки и услуги в търговските обекти, за които е налице задължение за издаване на касов бон.
Съгласно § 1, т.19 от Наредба № Н-18/2006 „Управление на продажби” чрез използване на Софтуер за управление на продажбите в търговските обекти е процес на автоматизирана обработка на информацията за извършениете продажби на стоки или услуги, включващ проследяване движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне или извършване на плащането. Накратко – всеки софтуер, който се използва за отчитане или водене на статистика за продажбите в обекта, има касов апарат с СУПТО. НАП не прави разлика между това за каква цел и под каква форма се води тази отчетност. Дори да издавате касови бележки в ръчен режим, а използвате софтуер, за да си водите вътрешна отчетност, то този софтуер е СУПТО и трябва да отговаря на определни изисквания, т.е. ако имате касов апарат и съответно пускате през него касови бележки и на един компютър отстрани въвеждате в таблица какво сте продали, то вече няма да имате право да работите така. За да сте изрядни трябва да изберете и да закупите софтуер от одобреня списък на НАП и чрез него да управлявате продажбите си.
Фирми използващи ERP системи (Планиране на ресуристе на предприятието), което може да бъде обяснено като „Система за бизнес планиране. ERP системата може да управлява и да използва всички данни, поддържайки бизнес дейността, която може да включва всичко от финансови услуги и човешки ресурси до веригата от доставчици и взаимоотношения с клиенти. Фирмите които имат приходи от продажби над 16 млн. лева, стойност на АКТИВИТЕ по баланс над 8 млн. лева и персонал над 50 души (при наличие на поне два от трите критерия) и чиито продажби са под 5% от приходите, могат да изберат да използват софтуер (СУПТО), който създава стандартизиран одиторски файл. Лицата избрали този алтернативен режим, трябва да изпращът в НАП стандартизирания си одиторски файл веднъж годишно, за всяка календарна година в срок до края на месец януари от следващата година. Това предвиждат последните промени в Наредба № Н-18/2006г. обнародван в ДВ 75/24.09.2019г.
За тези лица избрали алтернавивната възможност за СУПТО със стандартизиран одиторски файл отговаряш на изискванията на чл. 52, ал. 1и приложение 29 от Наредба № Н-18/206г. срокът за привеждане в съответните изисквания на наредбата е до 31 март 2020г., а срокът за подаване на информация от тях, относно използвания софтуер във фирмата е 31 май 2020г. Информацията се подава с приложение 32 от наредбата. За направения избор лицата избрали алтернативната възможност за отчитане на извършените продажби – СУПТО със стандартизиран одиторски файл, трябва да уведомят НАП по електронен път до 31.01.2020г.
Всички търговци използващи софтуер за управление на продажбите – независимо дали са или не са регистрирани по ЗДДС, трябва да сменят или модифицират фискалните си устройства и да приведат използвания от тях софтуер в съответствие с нормативните изисквания до 31 януари 2020г. До тогава лицата използващи СУПТО, ще могат да продължат да използват стария си софтуер и старите си касови апарати. Във тази връзка срокът за подаване на информацията относно изисквания от тях софтуер в търговските обекти е до 31 март 2020г.
На сайта на НАП има списък с одобрените фирми разпространители/вносители на софтуер, които можете да използвате. Неодобрен софтуер от НАП не може да бъде използван.
Ползвателите на ИАСУТД (Интегрална Автоматизирана Система за Управление на Търговската дейност) трябва да приведат дейността си в съответствие с изискванията на наредбата до 31 януари 2020г.
Лицата изполващи СУПТО подават информация относно използзвания от тях софтуер в търговските обекти до 31 март 2020г.
До привеждане на въведените в експлатация фискални устройства в съответствие с новите изисквания е не по-късно от 31 март 2020г. Задължените лица са длъжни да отпечатват дневен финансов отчет с нулиране на запис във фискалната памет на КЛЕН за всеки ден (всеки 24 часа), през който в устройстово са регистрирани продажби, сторно или служебно въведени операции.
В срок до 7 дни от инсталирането на СУПТО, трябва да се обяви в НАП със специална декларация – Приложение 32 към Наредба № Н-18/2006г. и при промяна на софтуера се подава нова декларация в същия срока.
Съгласно чл. 185б от ЗДДС лице което използва СУПТО, невключено в списъка по чл. 118, ал. 16 от ЗДДС, имуществената санкция е в размер от 5000 до 10000лв. При повторно нарушение от 10 000лв. до 20 000лв.
Независимо от предвавидените глоби и имуществени санкции по принудителна административна мярка – запечатване на обекта за срок от 30дни.
