Наредба Н18

 

В тази Наредба се определят условията, реда и начина, за въвеждане, експлоатиране, регистрация, дерегистрация, отчитане, съхраняване на документи, издаване от фискално устройство/ФУ/ и интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност /ИНСУТД/.

Издаване на касови бележки от ФУ и ИНСУТД и задължителните реквизити които трябва да съдържат:

1. Изисквания към търговски обекти.
2. Изиксвания към софтуера за управление на продажбите в търговските обекти.
3. Изисквания към лицата, извършващи продажби чрез електронен магазин.
4. Изисквания към лицата, извършващи продажби на течни горива.
5. Продажби на услуги с развлекателен характер или стоки чрез автомат на самообслужване .

Регламентира задължението на всяко лице да регистрира и отчита извършените от него продажби в търговските обекти, чрез издаване на фиксален бон от ФУ или системен касов бон  от ИНСУТД.

Видовете фискални устроиства са :

• Електронен касов апарат с фискална памет ЕКАФП.
• Фискален принтер ФПр.
• Електронна система с фискална памет ЕСФП за отчитане оборотите от продажбите на течни горива, чрез средства за измерване на разход.
• Фискални устройства, вградени в автомат на самообслужване ФУВАС.

Не се издава касов бон, когато плащането е извършено по банков път по платежна сметка, кредитен превод, плащания извършени, чрез доставчик на платежна услуга или чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор.

Не е задължително да регистрира извършените продажби в търговски обекти чрез ФУ /ИАСУТД лица, който извършват следните дейности :

• Търговски обекти специализирани за продажба само на весници и списания.
• Продажба на собствена непреработена селскостопанска продукция от физически лица, които не са търговци по смисъла на ТЗ, с изключение на продажби в/от търговски обекти, стокови борси, тържища или пазар на производители на земеделска продукция или закрити помещения , магазини, складове и др.
• Продажби на билети, карти, абонаментни карти за превоз на пътници, талони за пракиране в зони за платено паркиране, талони и удостоверителни знаци за участие в хазартни игри, които съдържат трайно вписана при отпечатването номинална стойност и най- малко два защитени елемента върху хартията.
• Банкови билети за превоз на пътници.
• Продажба на самолетни билети.
• Продажба на вещи и извършване на услуги свързани с Българската православна църква.
• Дейности на наемодатели – физически лица, които не са търговци по смисъла на ТЗ.
• Упражняване на знания по смисъла на Закона за занаятите с изключение на автомонтьорството и автосервизни услуги при условие, че лицето е занаятчия-пенсионер по инвалидност или за изслужено време и старост, които извършват услуги с личен труд и не са търговци по смисъла на ТЗ.
• Дейности на лица упражняващи свободни професии.
• Продажби от търговски обекти в населено място под 300 души и разположена във високопланински район труднодостъпен с изключение на курортите.
• Продажби извършени от чуждестранни лица, който не са регистрирани по ЗДДС за провеждане на международни мероприятия /изложби, панаири, и др/ с краткотраен характер.
• Държавни и месни органи за дейности в качеството им на държавна или местна власт.
• Банки, кредитни институции и фондове .

На основание чл.118 ал. 1 всяко регистрирано и нерегистрирано по ЗДДС е длъжно да регистрира и отчита извършените от него доставки, продажби в търговските обекти, чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство /фискален бон/ или чрез издаване на касова бележка от интегриране автоматизирана система за управление на търговската дейност /системен бон/, независимо от тава дали е поискан друг данъчен документ. Получателят е длъжен да получи фискалния или системния бон и да го съхранява до напускане на търговския обект.

Ал.2 Фискалните устройства и интегрираните автоматизирани системи за управление на търговската дейност задължително имат техническа възможност за установяване на дистанционна връзка, чрез която да подават данни към НАП.

Ал.3 Фискалния и системния бон са хартиен документ регистриращи продажби /доставки  на стоки и услуги в  търговски обекти, по която се плаща в брой, с чек, с валчер, с банкова кредитна или дебитна карта или с други заместващи парите платежни средства, издадени от въведено в експлоатация фискално устройство от одобрен тип или одобрена интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност.

В случайте на продажба на услуги с развлекателен характер или на стоки чрез фискални устройства вградени в автомати за самообслужване, може да се визуализира само на дисплей, без да се издава хартиен документ.

НАП създава и поддържа публичен електронен списък на софтуерите за управление на продажбите в  търговските обекти достъпен на интернет страницана на НАП.

Лице, което използва софтуер за управление на продажби в търговски обекти, е длъжно да използва само софтуер, който е включен в списъка на НАП.

Съгласно допълнителните разпоредби §1 от ЗДДС

• „Заместващи парите” платежни средства са :

а) разписки за покупка.

б) талоните или купоните за покупка.

в) жетони.

– „Фискално устройство” е устройство за регистриране и отчитане на продажби на стоки и услуги чрез издаване на фискални касови бележки и за съхранение на данни за регистрираните обороти във фискална памет.

Фискални устройства са :

а) Електронни касови апарати с фискална памет/ ЕКАФП/.

б) Фискални принтери /ФПр/.

в) Електронни системи с фискална памет /ЕСФП/ за отчитане на оборотите от продажба на течни горива чрез одобрени по смисъла на Закона за измерванията средства за измерване на разход.

г) фискални устройства, вградени в автомати на самообслужване / ФУВАС/

– „ Търговски обект” е всяко място, помещение или съоражение /например: маси др. подобни/ на открито или под навеси, във или от което се извършва продажба на стоки или услуги, независимо, че помещението или съоръжението може да служи същевременно за други цели /например: офис, жилище или др./ или да е производителен склад или превозно средство, от което се извършват продажби.

– „ Интегрирана автоматизирана система за управление на търговска дейност „ е система за регистриране и отчитане на продажби на стоки или услуги чрез издаване на касови бележки /системен бон/, осигуряваща автоматичен контрол върху движението на стоките или изпълнението на услугите от постъпването /заявяването в обекта до счетоводното отчитане на реализацията и. Издаване на фактура или само по касова бележка /системен бон/.

– „Софтуер за управление на продажби в търговски обекти”  – с всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологийте за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги в търговски обекти, за които е налице задължение за издавене на фискален бон.

– „Прозиводител на софтуер за управление на продажби в търговски обекти” е на лице установено на територията на Европейският съюз, което произвежда такъв софтуер и го разпространява на територията на страната. Регистрирано в системата на НАП и е в списъка на НАП като производител.

– „Електронен магазин”  е интернет сайт, чрез който се извършва продажба на стоки  услуги чрез сключване на договор от разстояние и по чл. 45 от Закона за защита на потребителите и които има вградена функционалност за избор, включване  и изключване на стоки, услуги в потребителска кошница, за въвеждане на информация за купувача, адреса на доставка и за избор на метод на изпращане.

– „Краен потребител” – физическо или юридическо лице, което придобива течните горива за собствени нужди от краен разпространител.

– „Краен разпространител” – е бензиностанция, газостанция, метанстанция и др. подобни, които извършват зареждане на течни горива, предназначени за горивните резервоари на отделните моторни средства, от резервоар за съхраниние на тези горива.

Продажба на лекарства в аптеки, които Националната Здравноосигурителна каса /НЗОК/ заплаща, се приключват с вид плащане  резерв „1” /НЗОК/ /а при частично плащане от НЗОК продажбата се приключва, чрез смесено плащане.

Лицата са задължени да монтират, въведат в експлоатация и използват регистрирани в НАП ФУ/ИАСУТД от датата на започване на дейността на обекта. Не се допуска извършване на продажба на стоки и услуги без функциониращи ФУ/ИАСУТД и не се допуска работа с ФУ/ИАСУТД от лицата без изградена дистанционна връзка с НАП.

При въвеждане в експлоатация и работа с ФУ/ИАСУТД лицето трябва да има сключен писмен договор за техническо обслужване и ремонт с лице получило разрешение от БИМ, което притежава удостоверение за сервизно обслужване.

Въвеждане в експлоатация на ФУ/ИАСУТД се извършва след подаване на заявление по образец съгласно приложение №24 изготвено в 2 екземпляра. При въвеждане в експлоатация лицето извършващо сервизно обслужване издава свидетелство за регистрация на ФУ. Ново свидетелство за регистрация се издава при смяна на лицето на обслужване.

При въвеждане в експлоатация от ФУ се изпраща съобщение към НАП. Устройствата /системата се считат за регистрирани при получаване от НАП за успешна регистрация. Бонът издаден при успешна регистрация на ФУ се прикрепва към паспорта на ФУ, не се допуска отчитане на продажби чрез ФУ без получено потвърждение от НАП за успешна регистрация.

Извеждане от експлоатация на ФУ и прекратяване на регистрация се извършва:

• По инициатива на търговеца
• При бракуване на ФУ
• При прекратяване на лицето

За дата на изваждане от есплоатация се счита датата на получаване на потвърждението от НАП на изпратеното съобщение за дерегистрация. Устройството отпечатва това съобщение, като бона се съхранява в книгата за дневния  финансов отчет на страницата за деня на настъпване на събитието.

При техническа невъзможност за изпращане на съобщение поради повреда на ФУ за дата на изваждане от експлоатация се счита датата на издаване на протокол за демонтаж на фискалната памет. В такива случай, търговеца уведомява писменно в 3 – дневен срок НАП, като прилага заверено копие от протокола за демонтаж.

При прекратяване на регистрация се извършва , като се изпрати съобщение за дерегистрация в НАП, като преди това се изпратят всички неизпратени данни за продажби, сторно операции и дневни финансови отчети.

При загубване, повреждане или унищожаване на свидетелство за регистрация на ФУ/ИАСУТД лицето е длъжно в срок от 3 работни дни от настъпване на събитието да уведоми писменно обслужващото лице, извършващо сервизното обслужване за издаване на ново свидетелство.

При загубване, повреждане или унищожаване на паспорт на ФУ се издава дубликат от производителя или вносителя по искане на лицето и върху паспорта се отбелязва , че е дубликат.

При демонтаж на фискалната памет на ФУ се изпращат в НАП всички неизпратени данни за продажба, дневни отчети, както и съобщение за дерегистрация.

При смяна ФУ задължително се извършва и смяна на КЛЕН. Експортират се записите от КЛЕН в НАП и предава на лицето за съхранение заедно с КЛЕН. Съставя се протокол в три екземпляра на ФП, като се отразява причината за демонтаж в протокола и паспорта на ФУ. Лицето съхранява протокола за демонтаж в книга за дневните финансови отчети на страницата на датата на протокала.

Независимо от документирането с първичен счетоводен документ се издава фискална касова бележка от ФУ или касова бележка от ИАСУТД за всяка продажба на лицето, с изключение на горепоказаните му плащания.

При разносна търговия се издава фискална касова бележка и се предава на разносвача, който от своя страна я предоставя на купувача при плащане .

Фискалната касова бележка се издава в един екземпляр за клиента. Копие се съхранява на контролната лента. Данните от всяка фискална бележка се предават автоматично по дистанционна връзка към НАП. Контролната лента се формира едновременно с касовата бележка, но без да се отпечатва, съхранява се в енергонезависим електронен носител с КЛЕН. Може да се отпечата пълна информация от КЛЕН.

Лицата са задължени да поддържат показанията на часовника , календар на ФУ/ИАСУТД в съответствие с астрономическото време и да не допуска отклонение по- голямо от 2 часа.

Длъжни сме да регистрираме всяка продажба по данъчни групи според вида на продажбата .

1. Група „А” – освободени от ДДС; 0 % ДДС и за продажби за които не се начислява ДДС.
2. Група „Б” – облагаеми с 20% ДДС.
3. Група „В” – продажби на течни горива, чрез измерванелни средства за разход на течни горива.
4. Група „ Г” – облагаеми с 9 % ДДС.

Когато лицето извършва дейност като комисионер от чуждо име и за чужда сметка или събира суми от името и за сметка на друго лице, продажбите се регистрират

• Чрез УФ на доверит
• Чрез УФ на лицата- УФ се програмира така, че продажбите са на отделен департамент на всеки доверител, като департамента посочва името на доверителя.

За продажби извършвани от заложни къщи се програмира така, че продажбите на доверителите да са регистрирани в един департамент с обобщено наименование „заложена вещ”

Дневния финансов отчет се отпечатва оборотът на всеки доверител и в книгата на страницата на последния ден от месеца сумира и вписва натрупания оборот по доверители, а продажбите от заложни къщи са на един ред.

Сторно операция при рекламация или връщане на стоката при операторска грешка или при намаляване на данъчната основа, след приключване на сметката на клиента, се документира чрез издаване на  документ от ФУ или ИАСУТД. Сторно документа съдържа всички реквизити на касовата бележка, както и номер, дата и час на издаване на фискалния – системния бон, по повод на който се издава сторно документа, причината за сторно операцията и подпис „СТОРНО” съдържа уникалния номер на продажбата по която се извършва сторното. Не се допуска извършване на сторно операция при недостатъчна касова наличност, с изключение на случаите на сторно операция при оперативна грешка. Сторно операция при оперативна грешка се извършва до 7-мо число на месеца, следващ месеца в които е допусната грешката. Сторно операцията при връщане или рекламация на стока или при намаление на данъчната основа се документира в момента на възстановяване изцяло или частично в брой на заложената от клиента сума.

При  извършване на контролна покупка лицето връща сумата и издава сторно бележка не се допуска сторно операция на стоки и услуги, които не са програмирани и регистрирани с найменованието си и с единична цена, ако се изисква програмиране.

При продажба по цена с отстъпка или надбавка регистацията във ФУ/ИАСУТД се извършва по обявена цена, след което се извършва операция по обявената цена, след което се извършва операция „процента или стойностна отстъпка или надбавка”. Когато по искане на клиента се издава обща фактура за извършени покупки, документирани с отделни касови бележки от ФУ или касови бележки от ИАСУТД, към екземпляра на фактурата за клиента се приключват всички касови бележки за получени плащания.

Извън случайте на продажби/сторно операции, всяка промяна в касовата наличност/ начална сума, въвеждане и изваждане на пари в и извън касата/ на ФУ се регестрира във ФУ чрез операция „служебно въведени” или „служебно извадени суми”

За фискални устройства, които не притежават тези операции се отбелязва в книгата за дневни финансови отчети всяка промяна на касовата наличност в момента на извършването и в точност до минутата.

Не се регистрират вкарвания и вземания при отчитане на вградени фискални устройства в автомати на самообслужване.

Фискалните касови бележки са и фактури / кредитни известия по смисъла на ЗДДС, ако отговарят на изискванита на ЗДДС.

Продажби/сторно операции се документират с касови бележки от кочан в случайте :

• Спиране на захранващо напрежение.
• За извършване на експертиза на ФУ от БИМ.
• По време на ремонт на ФУ за вписаното в паспорта време
• При блокирало ФУ/ИАСУТД поради нарушения дистанционна връзка с НАП, за не повече от 48 часа от блокирането

Не се пишат бележки от кочан при вградени ФУ в автомати на самообслужване, защото и работата на автомата се блокира .

При повреда на ФУ, включително нулиране на оперативна памет „нулиран RAM” , повреден КЛЕН или препълване на фискалната памет или на КЛЕН, задължително незабавно се извиква лицето извършващо сервизно обслужване.

За всяко ФУ се осигурява отделен кочан касови бележки при регистрирана от съответните органи кражба на ФУ, регистрацията и отчитането на продажбите/сторно операциите в обекта, където е извършена кражбата, се извършва с касови бележки от кочан за срок не по- дълъг от 7 дни.

Касовата бележка се издава в два екземпляра , съдържа всички данни на касова бележка от ФУ и се подписва от касиер. Кочана се прономерова и прошнурова .

В стационарен търговски обект, лицето е длъжно да постави на видно търговско място за клиента до ФУ:

• Копие от актуалното свидетелство за регистрация на ФУ.
• Съобщение, уведомяващо клиента за неговото задължение да съхранява касовата бележка до напускане на търговският обект и телефон за контакти с ТД на НАП по местонахождение на търговският обект, а при общи търговски помещения, пазари или тържища се считат те. За автомати на самообслужване документите се съхраняват на адреса за кореспонденция.

Лицата отпечатват пълен дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет за всеки ден, през които в устройството са регистрирани продажби/сторно операций. От автомати на самообслужване лицето няма задължение да отпечатва дневен финансов отчет, той се генерира автоматично и се записва във фискалната памет на КЛЕН за всеки ден/за всеки 24 часа/. Лицата използващи ИАСУТД, нямат задължения за отпечатване на дневен финансов отчет.

Лицето съхранява отчетите в хронологичен ред в прономерована и прошнурована книга за дневните финансови отчети за календарната година, водена в единствен екземпляр за всяко ФУ и съдържаща страници за всеки календарен ден. На първа страница на книгата се отразяват данните на лицето, наименование и адрес на търговския обект, описват се кочаните с касовите бележки и данни от въвеждане в експлоатация , индивидуален номер на ФУ, както и промените на данните в деня на постъпване. Книгата се съхранява в търговският обект.

При продажба от автомати на самообслужване лицата не водят книга.

Дните които търговския обект не е работил, се вписват в книгата „неработен ден” и се удостоверява с подпис.

Дните в които не са регистрирани продажби/сторно операции, подлежащи на регистрация се вписват в книгата с текст „няма регистрирани продажби/сторно операции ”за съответната дата, удостоверено с подпис.

В случай на загубване, кражба, унищожаване на ФУ или книгата, лицето е длъжно в срок от 3 работни дни от настъпване на събитието да уведоми лицето извършващо сервизното обслужване и НАП.

Лицата при работа с касови бележки от кочан на страницата на съответната дата в книгата вписват началния и крайния номер на издадените касови блежки з деня и оборота от тях, както и текст указващ причината :

• Ремонт на ФУ „ремонт”
• Спиране на захранващото напрежение за определен период „спиране на напрежението”, начален и краен час на периода.
• Кражба на ФУ – „кражба”.
• Експертиза на ФУ от БИМ – „експертиза”.
• Поради незиправност на дистанционната връзка и невъзможност за изпращане на данни – „блокирало ФУ/ИАСУТД”

При повреда на ФУ, водеща до нулиране на операцията памет („НУЛИРАН RAM”), ако след възстановяване на работоспособността на ФУ данните в RAM не са възстановени, лицето вписва в книгата на съответната дата данните „блокирало ФУ/ИАСУТД” и оборота изчислен по КЛЕН от последния записан във фискалната памет дневен финансов отчет до настъпване на повредата.

Времето, през което ФУ е било на ремонт, се доказва пред НАП чрез вписаните от сервизната фирма данни за ремонт в паспорта на устройството и вписаните данни за ремонт в книгата. Ремонт, който не е вписан в паспорта на ФУ не се признава и се санкционира.

При възстановеване работата на ФУ лицето е длъжно да предаде чрез ФУ на НАП сумарния оборот, натрупан от кочана чрез издаване на фискален бон , по съответните групи от касовите бележки от кочана. Когато се работи с кочан повече от един ден, оборотите се предават за всеки един ден по отделно , като всеки ден от кочана се отпечатва пълен дневен отчет с нулиране и запис във фискалната памет и така за всеки ден от кочана и се отпечатва дневен финансов отчет с нулиране за всеки ден.

Когато работата на ФУ е прекъсната и възобновена в рамките на един ден  натрупаният оборот от кочана, се предава чрез издаване на фискален бон съдържащ сумарния оборот от кочана и в края на работния ден се отпечатва общ дневен отчет с нулиране и запис във фискалната памет.

В 7- дневен срок след изтичане на всеки месец и година се отпечатва съкратен отчет на всяко устройство.

Месечните и годишните отчети се съхраняват в книгата на страницата на последната дата от периода. За вградени фискални устройства в автомати не важи .

В стационарни търговски обекти се съхраняват следните документи :

• Свиделство за регистрация на ФУ/ИАСУТД.
• Паспорт на ФУ.
• В тримесечен срок от датата на демонтаж КЛЕН.
• Книга за текущата година.

Лицата, които извършват продажби на услуги с развекателен характер или стоки чрез автомат на самообслужване с електрическо захранване, е длъжно да регистрира и отчита всяка продажба чрез ФУВАС, като фискалния бон регистриращ продажбата, се визуализира само на дисплея без да се издава хартиен документ.

Лицата извършващи продажба на услуги чрез автомат на самообслужване, с изключение на услугите с развлекателен характер е длъжно да регистрира и отчита всяка продажба чрез фискално устройство, което се вгражда в автомата и се издава фискална касова бележка на хартиен носител.

Лицето, което извършва продажби на услуги с развлекателен характер чрез автомат на самообслужване, без електрическо захранване е длъжно да регистрира и отчита продажбите чрез фискалното устройство, което не се вгражда в автомата на самообслужване.

Не се допуска сторно операция при продажба на стоки и услуги от автомати на самообслужване.

Лица без стационарни обекти :

• Сидетелство за регистрация на ФУ и паспорт в търговския обект.
• КЛЕН и книга за адрес на кореспонденция.

Лицата извършващи продажби на стоки и услуги от автомат ги съхраняват на на адреса за кореспонденция.

Лицата са длъжни да съхраняват отчетните документи, включително книгите и КЛЕН в 5–годишен срок и при поискване от орган на НАП да предоставят необходимите ключове или кодове или пароли за пускане на отчетите.

 

Подаване на данни в НАП за доставените /получените количества течни горива

 

Лица, които извършват продажби на течни горива чрез средства за измерване на разхода е длъжно да регистрира продажбите чрез издаване на фискална касова бележка от ЕСФП включително за платежните по банков превод, кредитен или пощенски. Издаването на фискален бон се отнася и за работещи в режим на самообслужване. При условията на отложено плащане регистриране на продажбата се приключва с вид плащане „резерв1”–„отложено плащане”.

Длъжни са да предават в НАП по установената дистанционна връзка и данни, които дават възможност за определяне на наличните количества горива в резервоарите съхраняващи горива.

За тази цел средството за измерване на одобрен тип се използва нивомерна измервателна система за обем на течните горива с информационен изход за свързване към централно регистриращо устройство на ЕСФП и подпис на метерологичен контрол.

Регистриране за зареждане чрез ЕСФП на лицата което извършва зареждане на  превозни средства, машини и съоражения за собствени нужди с течни горива се приключва с вид плащане „резерв 2”- „ вътрешно потребление”.

Лицето, което извършва зареждане за собствени нужди с течни горива е длъжно да посочва данни по електронен път с електронен подпис в НАП за наличните съдове/съоражения за съхранение и зареждане. Лицата подават следните данни

• Пълно наименование ЕИК
• Постоянен адрес / адрес на управление
• КИД- 2008
• Общо изразходено гориво за предходната година
• Местоположение на съда/съоражението
• Вид на съда/съоражението
• Обем/вместимост
• Вид на горивото и мерна единица
• Предназначение на горивото
• Регестрационен номер на стопанската мобилна система за зареждане
• Дата /година от която се стопанисва съда/съоражението

 

Коригиране на подадени данни се извършва с подаване на нови данни. При настъпване на промяна в обстоятелствана за които са подадени данни, както и при придобиване на нови съдове/съоражения или отписване на такива, се подават нови данни в 7–дневен срок от настъпване на съответното обстоятелство.

Лица, които извършват зареждане на течни горива за собствени нужди от стационарни подземни резервоари или неподвижно прикрепени към земята или стоящи на собствената си тежест резервоари с вместимост над 1000 литра включително е длъжно да регистрира и отчита зареждането, чрез ЕСФП и да установи дистанционната връзка с НАП данни които дават възможност за определяне на наличните горива в съдовете, с изключение зареждане на течни горива за производство и отопление. Отчитането пред НАП за количествата и регистрирането чрез ЕСПФ не се прилага от лица, чийто съдове/съоражения , подвижни съоражения/ цистерни са с обща вместимост до 1000л включително и общо заредено гориво за календарна година не надхвърля 2000л  и земеделски производители за земеделска и горска техника, които имат подземни резервоари. Те подават данни само за получените количества горива. Лица, които извършват зареждане на течни горива за собствени нужди от автоцистерни както и на съоражения или инсталации за производство или отопление както и тези съоражения до 1000 л включително подавали данни за полученото количество горива, като получатели.

При регистрация на ЕСФП лицата подават заявление за първоначална проверка на ЕСФП в БИМ по образец. Заявлението трябва да е придружено с блок схема на ЕСПФ, съдържаща всички нейни компоненти, връзки между тях както и местата за пломбиране. Документите могат да бъдат подадени по електронен път .

В 14–дневен срок органите на НАП и БИМ извършват проверка на място.

За въвеждането в експлоатация и регистрация на ЕСПФ се съставя протокол, екземпляр от протокола се съхранява в обекта.

Блок–схемата е в 3 екземпляра и един се съхранява на обекта. Всяка една промяна в одобрената блок схема се извършва след подаване заявление за проверка на ЕСФП в БИМ по образец и в 14 дневен срок се извършва проверка и одобрение за промените.

ЕСФП подлежи на последващи периодични проверки, като за целта се подава заявление за проверка в БИМ  не по- късно от 14 дни преди изтичане на срока на валидност на предходната проверка.

Задължително се прикрепят фискалните касови бележки за количествата гориво, издадени във връзка с вътрешен оборот, проверки на БИМ или ДАМТН, проби, обезвъздушаване и други служебни операции към регламентирани за тези събития документи. Тези документи са основание за намаляване на дневния оборот.

Не се допуска сторно операция при продажба на горива, натрупани през ЕСПФ.

При продажба на течни горива в/от обекти, които са изцяло на самообслужване, дневният финансов отчет се генерира автоматично и се записва във фискалната памет и КЛЕН за всеки ден /за всеки 24 часа/

Лице използващо ЕСФП, отпечатва пълен дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет за всеки ден през който в ЕСФП са регистрирани продажби и/или зареждане на течни горива.

Данните от дневния финансов отчет с нулиране се записват в данъчния терминал ДТ. При ЕСФП едновременно с това се записват данни от нивомерната измервателна система  и броячите на колонките/разходомерите измервателни системи.

Дните в които не са регистрирани зареждания на течни горива, подлежащи на регистрация се вписват в книгата с текст „няма регистрирани зареждания на горива” за съответната дата удостоверено с подпис.

При прекъсване на връзката между нивомерната система и централното регистриращо устройство ЦРУ работата на ЕСФП се блокира и данъчния терминал изпраща автоматично генериращо съобщение към НАП. В деня на прекъсване на връзката лицето отбелязва часа на събитието в книгата за дневнтие финансови отчети и незабавно уведомява сервизната фирма поддържаща нивомерната система. При възстановяване на връзката се изпраща автоматично генерирано съобщение за възстановяване.

Данъчния терминал служи за предаване на данните от ДТ към НАП по дистанционна връзка чрез използване на преносима мрежа на мобилен оператор.

Подават в НАП данни чрез електронен документ за доставка /ЕДД/ или електронен документ за получаване /ЕДП/ за доставка и движение на доставените / получените количества течни горива, както и за промяната в тях, отнасяща се до цялото количество гориво или до част от него, в случайте когато данните не са декларирани с електонен акцизен документ /е АДД/ единен административен документ/ ЕАД/ и са задължени за подаване съгласно наредбата.

Всеки ЕДД, ЕДП, както и подадените данни за доставени количества по документи, въведени чрез ЕСФП съдържат задължително уникален контролен номер /УКН/ на /еАДД/ или митнически референтен номер/МРН/ на ЕАД. Въвеждането на УКН на еАДД за доставени количества по документ, въведени чрез ЕСФП, се извършва чрез баркод четец.

Доставчика на течни горива подава ЕДД при продажба на горивото.

Получателя на течни горива  – подава ЕДП , за потвърждаване на полученото гориво с изключение на случаите когато горивото се доставя в обект с ЕСФП.

Подава ЕДД и за промяна на местоназначението спрямо посоченото в еАДД/ЕАД или предходно ЕДД с изключение на случайте, когато горивото отива в обект с ЕСФП и няма смяна на собственост .

Подава ЕДД за престой на горивото повече от 24 часа.

Подава ЕДД за промяна на превоза/ превозвач, транспорнто средство или водач/ посочен в еАДД/ЕАД или преходен ЕДД.

Лицата които копуват течни горива за собствени нужди подават данни по електронен път с квалифициран електронен подпис, чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП.

За всички съдове и съоражения за съхранение или зареждане с течно гориво лицата чието гориво е за собствени нужди подава следните документи:

• Индентификационни данни за задълженото лице.
• Постоянен адрес/ адрес на управление .
• КИД – 2008.
• Общо разходно гориво за преходната година.
• Местонахождение на съда/съоражението.
• Вид на съоражението.
• Обем.
• Вид на горивото и мерна единица.
• Предназначение на горивото.
• Регистрационен номер на стопанисваната мобилна цистерна за зареждане.
• Дата от която се стопанисва.

Коригиране на подадени данни се извършва с подаване на нови данни.

При настъпила промяна в обстоятелствата, за които са подадени данни , както и при придобиване или отписвне на съоражения, се подават нови данни в 7 – дневен срок от настъпване на съответното събитие.

Изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронни магазини

Лице, което извършва продажба на стоки или услуги чрез електронен магазин, независимо дали използва собствен домейн , нает домейн или домейн на друго лице, предоставящо платформа за извършване на продажби в интернет , преди започване на дейността по продажба на стоки/услуги чрез електронен магазин подава информация по електронен път с квалилициран електронен подпис по редна на ДОПК, чрез електронните услуги на НАП съгласно приложение 33. Информацията се подава за всеки електронен магазин чрез които се извършват продажбите. При промяна на данните информацията се подава в 7 дневен срок от настъпване на промяната. При прекратяване на дейността по продажби чрез електронен магазин се подава декларация приложение 33. В 7дневен срок от прекратяване на дейността.

Лицата които извършват продажби, чрез електронен магазин са длъжни да съхраняват информацията в срок от 5 години създаваната чрез софтуера на електронния магазин информация/текуща база данни и архивни копия/ и при поискване от органите на НАП да осигурят достъп до нея с възможност за експорт и копиране на данни.

Изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите

Лице, което използва софтуер за управление на продажбите, е длъжно да използва само софтуер, който е включен в списъка на НАП. НАП създава и поддържа публичен електронен списък на софтуерите за управление на продажбите.

Лицата в срок до 7 дни от инсталирането на софтуера подават информация по електронен път с електронен подпис до НАП, съгласно приложение 32. При промяна на данните задължените лица подават актуална информация в 7 дневен срок от настъпване на промяната.

Лицата могат да използват само софтуер за управление отговарящ на посочените в приложение 29 изисквания и е налице задължение за издаване на фискален бон. Софтуера задължително управлява всички фискални устройства в този обект.

Лицата нямат право без оторизирания от производителя/ разпространителя на софтуера да променят функционалността му или да добавят външни модули към него.

Създаваната от софтуера  база данни може да бъде съхранявана само на територията на РБ или държава на ЕС.

При извършване на проверка в търговски обект лицата са длъжни по искане от НАП незабавно да осигурят достъп до всички устройства , които работят с използвания в обекта софтуер – сървъри, работни станции, ФУ и др.

В случай, че местонахождението на част от устроиствата е извън обекта , до тях следва незабавно да осигури отдалечен достъп.

Когато софтуера е инсталиран в среда на задълженото лице е длъжно да осигури:

• Достъп до конфигурацията на софтуера „одиторски профил”
• Директен достъп с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивите БД независимо от местонахождението.

Същите са и задълженията за тези при които софтуера се ползва като облачна услуга, предоставена от производител/разпространител на софтуер.

Лицата са отговорни за цялостта на информацията, съдържаща се в базата данни, както и за съхранението и в срок от 5 години след текущата.

Лицата са длъжни при поискване да осигурят на НАП за експорт и копиране през потребителския интернет на софтуера.

Лицата са длъжни да въвеждат имената на всеки от ползвателите-операторите на софтуера съгласно сключените с тях трудови или ГД, присвоената роля и периода на активност за всеки всеки един.

„Управление на продажбите” чрез използване на софтуер които е процес от автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги включват проследяване на движението на стоки от закупуване/заявяване до тяхното предоставяне и извършване на плащането. От софтуера може да се генерират справки за доставки, продажби и наличности.

Не е задължено да регистрира извършените от него продажби чрез ФУ лице, което отговаря едновременно на следните условия:

• Регистрира и отчита оборотите от извършените продажби чрез одобрена от съответния обект ИАСУТД
• Реализират дистанционна връзка с НАП за автоматично предаване на данни от всяка касова бележка и ежедневно предават автоматично на обобщени данни при дневно приключване.
• Реализирани инвестиции на територията на РБ, левова равностойност на 5 000 000евро
• Регистрира и отчита обороти чрез одобрена ИАСУТД в един централен сървъри разположена на него КЛЕН свързани в мрежа всички търговски обекти.
• Разполага с повече от 500 търговски обекта или извършва транспортни услуги чрез вътрешни и международни превози на повече от 1500000 пътници годишно и има над 50 бр превозни средства.

Лицата са длъжни да монтират и използват ИАСУТД от одобрен тип и не се допуска продажба без изградена и функционираща дистанционна връзка на ИАСУТД с НАП не са длъжни да свързват в мрежата търговски обекти в населени места с брой на лица с постоянен адрес под 300 души и разположени във високопланински и трудно достъпни места с изключение на курортите.

Документите за регистрирани продажби/сторнооперации, издадени от ИАСУТД имат надпис „СИСТЕМЕН БОН”

Касови апарати и електронни търговци – Срокове

1. Регистрираните по ДДС лица(с изключение на лицата, ползващи ЕСФП и ИАСУТД) трябва да сменят или  модифицират (чрез производители/вносители на фискални устройства), използваните от тях фискални устройства най-късно до 31 март 2019 г.
2. Нерегистрираните по ДДС лица и лицата, използващи ЕСФПимат задълженията по горната точка  до края на м. юни 2019 г.
3. Ползвателите на ИАСТУДтрябва да приведат дейността си в съответствие с изискванията на Наредба Н-18/2006 г.  до края на 2019 г.
4. Лицата, които използват софтуер за управление на продажби:

4.1. Регистрирани по ЗДДС лица, които използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма „в“ (изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите в търговски обект) в срок до 31 март 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях  софтуер в срок до  31.05.2019 г.

Нерегистрираните по ЗДДС лица, които използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма „в“ (изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите в търговски обект) в срок до 30 юни 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях  софтуер в срок до 31.08.2019 г.

Информацията към НАП  се подава с квалифициран електронен подпис чрез е-услуга, достъпна в портала на НАП.

5. Лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонтна фискални устройства, привеждат дейността си в съответствие с разпоредбите на Глава седма в срок до 30 юни 2019 г. Срокът за лицата, които извършват сервизно обслужване и ремонт на ИАСУТД е до 31 декември 2019 г. Издадените удостоверения за регистрация на тези лица са валидни до 30 юни 2019 г., съответно до 31 декември 2019 г.
6. Лицата, производители/разпространители на софтуер:

От 1 декември 12.2018 г. производител/разпространител на софтуер за управление на продажбите може  да  декларира съответствие на програмен продукт с изискванията на Наредба Н-18/2006 г., като това ще става с квалифициран електронен подпис чрез електронна-услуга, достъпна на интернет страницата  на НАП.

Софтуерите, за които е декларирано съответствие, ще бъдат включени в публичен списък, достъпен на интернет страницата на НАП.

7. Изискванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, влизат в сила от 29 декември 2018 г. Лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин към 29 декември 2018 г. трябва да подадат информация за това в срок до 29 март 2019 г.